Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
w ramach RPO WSL 2014-2020

Szacowanie wartości zamówienia

Upublicznienie zapytania ofertowego dla podmiotu niepodlegającego zapisom ustawy PZP

Minimalny zakres treści zapytania ofertowego (powyżej 50.000,00 PLN)

Konflikt interesów

Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości do 50.000,00 PLN netto włącznie

Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości powyżej 50.000,00 PLN netto

Upublicznienie informacji o udzielonym zamówieniu (zgodnie z zasadą konkurencyjności)

Zamówienie dotyczące dostawy NOWEGO środka trwałego

1. Ustalenie wartości zamówienia

Właściwe opisanie przedmiotu zamówienia i oszacowanie jego wartości gwarantuje prawidłowe przygotowanie postępowania. Zgodnie z sekcją 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014–2020 podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień, o których mowa w pkt 8 lit. h. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu. Zabronione jest

zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego

wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę

konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,

b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie,

c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. Wartość szacunkowa zamówienia jest wartością netto, tj. bez VAT.

W przypadku zamówień realizowanych przez beneficjentów, którzy nie są zamawiającymi w rozumieniu PZP, wartość zamówienia ustala się w odniesieniu do danego projektu.

2. Upublicznienie zapytania ofertowego dla podmiotu niepodlegającego zapisom ustawy PZP

3. Minimalny zakres treści zapytania ofertowego (powyżej 50.000,00 PLN)

a)      opis przedmiotu zamówienia (przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny
i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania
i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Opis przedmiotu zamówienia nie może odnosić się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i dopuszczono rozwiązania równoważne. W przypadku dopuszczenia rozwiązań równoważnych, w celu spełnienia wymogu opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, powinien zostać określony zakres równoważności. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego).

b)      warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe,

c)      kryteria oceny oferty,

d)     informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,

e)      opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,

f)       termin składania ofert (termin na złożenie oferty wynosi co najmniej 7 dni w przypadku dostaw
i usług, co najmniej 14 dni - w przypadku robót budowlanych oraz w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp.
W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro
w przypadku zamówień na roboty budowlane, 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi co najmniej 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

g)      termin realizacji umowy,

h)      informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych, o którym mowa w pkt 2 lit. a, o ile zakaz taki nie został wyłączony na podstawie pkt 2 lit. a tiret i-ii,

i)        określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy,

j)        informację o możliwości składania ofert częściowych, o ile zamawiający taką możliwość przewiduje,

k) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie,

l)      informację o planowanych zamówieniach, o których mowa w pkt 8 lit. h podrozdziału 6.5, ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone, o ile zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień.

Udzielenie zamówienia wybranemu wykonawcy musi przyjąć formę pisemnej umowy.

Dla zapytań ofertowych do 50.000,00 PLN włącznie, wytyczne ministerialne ws. kwalifikowalności wydatków nie wskazują minimalnego zakresu treści zapytania ofertowego, ale zalecanym jest stosowanie się do ww. punktów.

4. Konflikt interesów

W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

Dodatkowo wskazać należy, że osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

5. Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości do 50.000,00 PLN netto włącznie

a)      Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania upublicznienia dokonanego na stronie internetowej (np. zrzut ekranu).

b)      Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania sposobu, w jaki wybrany został wykonawca/dostawca np. poprzez przedstawienie złożonych konkurencyjnych ofert, potwierdzeń rozesłania zaproszeń do składania ofert do trzech potencjalnych wykonawców ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wydruków cenowych/ofertowych z rozeznania rynku, wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną (np. wydruków z internetowych porównywarek cenowych).

c)      Beneficjent zobowiązany jest do uzasadnienia wyboru najkorzystniejszej oferty potwierdzającego, że wydatek został poniesiony w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

6.  Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości powyżej 50.000,00 PLN netto

Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania upublicznienia dokonanego w Bazie Konkurencyjności (przed i po podpisaniu umowy o dofinansowanie).

Beneficjent zobowiązany jest do pisemnego sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia zawierającego co najmniej:

a) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,

b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego,

c) informację o spełnieniu warunku, o którym mowa w pkt 2 lit. a,

d) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,

e) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,

f) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,

g) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego,

h) następujące załączniki:

i. potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego w sposób wskazany w pkt 13 lub 14,

ii. złożone oferty,

iii. oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert (tj. powiązań, o których mowa pkt 2 lit. b).

Przykładowy wzór protokołu udzielonego zamówienia.

7. Upublicznienie informacji o udzielonym zamówieniu (zgodnie z zasadą konkurencyjności)

Informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem części ofert stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

8. Zamówienie dotyczące dostawy NOWEGO środka trwałego

W przypadku postępowania ofertowego na zakup NOWEGO środka trwałego, należy w treści zapytania ofertowego wskazać, iż zamówienie dotyczy dostawy NOWEGO środka trwałego.
Brak takiej informacji w zapytaniu ofertowym może powodować, iż w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wpłyną oferty na używany środek trwały.
Ponadto, w przypadku braku takiej informacji w zapytaniu ofertowym, w chwili rozliczania wydatku, beneficjent może zostać wezwany do dostarczenia dokumentacji potwierdzającej, że nabyty środek trwały jest NOWY.
Zgodnie z definicją wskazaną w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. „Kwalifikowalność wydatków dla naboru nr ….”, nowy środek trwały, to środek trwały fabrycznie nowy, wcześniej nieużytkowany (w szczególności nie był ujęty w ewidencji środków trwałych beneficjenta, sprzedawcy).